Consejos y Buenas Prácticas para mejorar la Gestión de Contratos en las Empresas
Si bien lo ideal para lograr una excelente gestión de los contratos es contar con una plataforma tecnológica o Sistema de Gestión de Contratos (SGC), lo cierto es que muchas empresas en nuestro país no cuentan con un SGC.
Por ello y sabiendo que la gestión efectiva de los contratos es fundamental para el éxito de cualquier empresa en general, compartimos consejos y las mejores prácticas para mejorar la gestión de contratos en las empresas y maximizar sus beneficios.
Establecer un proceso estructurado
Implementar un proceso estructurado para la gestión de contratos es fundamental. Esto implica definir roles y responsabilidades claras, establecer etapas específicas para la creación, revisión, aprobación y firma de contratos, y documentar cada paso del proceso. Un proceso estructurado mejora la eficiencia, reduce los errores y facilita la identificación de cuellos de botella o retrasos.
Utilizar tecnología de gestión de contratos
Invertir en un sistema de gestión de contratos (SGC) puede marcar una gran diferencia en la eficiencia y eficacia de la gestión de contratos. Un SGC centraliza la información, automatiza tareas repetitivas, permite el seguimiento de versiones, envía notificaciones de vencimientos y facilita la generación de informes. Al implementar una solución tecnológica adecuada, las empresas pueden agilizar todo el proceso de gestión de contratos, ahorrar tiempo y recursos, reducir riesgos, mejorar la visibilidad de los contratos y diferenciarse frente a sus competidores.
Establecer plantillas y cláusulas estándar
Crear plantillas y cláusulas estándar para diferentes tipos de contratos agiliza el proceso de creación y reduce los errores. Estas plantillas deben incluir términos y condiciones comunes, así como cláusulas específicas relacionadas con la industria o los requisitos legales. Al tener una base sólida de plantillas, se garantiza la consistencia en los contratos y se reduce el tiempo necesario para redactar y revisar cada uno.
Realizar revisiones y análisis exhaustivos
Antes de firmar cualquier contrato, es esencial realizar revisiones y análisis exhaustivos para comprender completamente los términos y condiciones. Esto implica revisar cuidadosamente cada cláusula, identificar posibles riesgos legales o financieros, y asegurarse de que el contrato cumpla con los objetivos y necesidades de la empresa. Además, es recomendable involucrar a expertos legales cuando sea necesario para garantizar el cumplimiento normativo.
Mantener un seguimiento y recordatorios
Un seguimiento constante de los contratos es esencial para asegurarse de que se cumplan los plazos, las obligaciones financieras y otros compromisos contractuales. Utilizar herramientas de seguimiento y recordatorios, ya sea a través de un SGC o calendarios electrónicos, ayuda a evitar vencimientos o incumplimientos inadvertidos. Además, mantener una comunicación clara y abierta con todas las partes involucradas en los contratos es fundamental para resolver problemas y evitar malentendidos.
Evaluar el desempeño de los contratos
Realizar evaluaciones periódicas del desempeño de los contratos permite evaluar la eficacia de los contratos y su impacto en el negocio. Esto implica analizar si se están cumpliendo los objetivos establecidos, si los términos y condiciones están siendo respetados, y si existen oportunidades de mejora. Mediante la evaluación del desempeño de los contratos, las empresas pueden identificar áreas de riesgo, identificar cláusulas o términos que requieran modificaciones y optimizar los acuerdos existentes para maximizar el valor obtenido.
Establecer un archivo y gestión de documentos
Mantener un archivo organizado y seguro de todos los contratos es esencial para una gestión eficiente. Utilizar un sistema de archivo electrónico o un SGC para almacenar y gestionar los documentos contractuales garantiza un acceso fácil y rápido cuando sea necesario. Además, es importante establecer políticas claras de retención de documentos y asegurarse de que se cumplan los requisitos legales y normativos aplicables.
Fomentar la colaboración y comunicación
La gestión de contratos implica la colaboración entre diferentes partes interesadas, incluyendo departamentos legales, financieros, operativos y de ventas. Fomentar una comunicación abierta y transparente entre estos equipos es fundamental para garantizar que todos estén alineados y trabajen hacia objetivos comunes. Además, la colaboración permite identificar oportunidades para la mejora continua de los procesos de gestión de contratos.
